ในฐานะผู้ประกอบการยุคใหม่ เวลาเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของคุณ วิธีการจัดการเวลาสามารถกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของธุรกิจของคุณได้ การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผลเป็นสิ่งสำคัญ ทุกนาทีที่สูญเสียไปจากความไร้ประสิทธิภาพแสดงถึงการพลาดโอกาสในการเติบโต ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 7 ประการที่คุณสามารถนำไปใช้ในการบริหารเวลาและเพิ่มผลิตภาพในเส้นทางการเป็นผู้ประกอบการของคุณ
กลยุทธ์การบริหารเวลา คืออะไร?
กลยุทธ์การบริหารเวลา คือ ระบบและวิธีการในการวางแผนและจัดระเบียบเวลาของคุณ กลยุทธ์ต่างๆ ครอบคลุมไปถึงวิธีที่คุณจัดลำดับความสำคัญของงาน การกำหนดเวลา เพื่อต่อสู้กับสิ่งรบกวนสมาธิ จัดการกับการติดต่อสื่อสาร และอื่นๆ
การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผล จำเป็นต้องออกแบบกรอบการทำงานอย่างมีสติเพื่อจัดโครงสร้างเวลาของคุณอย่างตั้งใจ สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมวิธีใช้เวลาต่างๆ ของคุณได้ และช่วยให้มั่นใจว่าคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพกับกิจกรรมที่มีความสำคัญสูงสุดซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ
ประโยชน์ของจัดการเวลาของผู้ประกอบการ
ต่อไปนี้เป็นข้อดี 5 ประการของกลยุทธ์การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ
1.ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น
- ด้วยการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะใช้เวลากับงานสำคัญได้มากขึ้นและมีสิ่งรบกวนสมาธิน้อยลง แปลให้ตรงตัวก็คือ คุณทำงานให้สำเร็จมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง
2.ความเครียดลดลง
- เมื่อเวลาการทำงานของคุณไม่กระจัดกระจายหรือเละเทะเหมือนในอดีต คุณจะรู้สึกวิตกกังวลและเครียดน้อยลง การบริหารเวลาช่วยให้คุณควบคุมสิ่งเหล่านี้ได้
3.มีสมาธิในการทำงานมากขึ้น
- กลยุทธ์การบริหารเวลา เช่น การปิดกั้นเวลาและการลดสิ่งรบกวน ช่วยให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานทีละงานโดยมีสมาธิอย่างเต็มที่ สิ่งนี้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
4.มีโอกาสมากขึ้น
- ด้วยการเพิ่มเวลาให้กับกิจกรรมที่มีมูลค่าสูง คุณจะเปิดโอกาสมากขึ้นในการขยายธุรกิจและชีวิตส่วนตัวของคุณ และมีเวลาสำหรับการคิดแผนงานใหม่
5.มีความสมดุลระหว่างงาน/ชีวิต
- ด้วยการบริหารเวลา คุณจะหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไปและมีเวลาเพลิดเพลินไปกับความสมดุลที่มากขึ้นระหว่างงานและเวลาส่วนตัว คุณมีเวลาสำหรับครอบครัว สุขภาพ และการพักผ่อน
- แต่ประเด็นสำคัญคือ มีเพียง 18% ของคนเท่านั้นที่มีระบบการจัดการเวลาที่เหมาะสม คนที่เหลือ 82% ก็แค่เขียนรายการงานหรือแค่ขาดการบริหารเวลา
7 กลยุทธ์การบริหารเวลาที่ใช้ได้จริง
หากคุณรู้สึกว่าในแต่ละวันมีเวลาทำงานไม่เพียงพอ เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้น
1. จัดระเบียบพื้นที่การทำงาน
- พื้นที่ทำงานที่เป็นระเบียบและแผนงานที่ชัดเจนสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมาก
- ต่อนี้คือขั้นตอนง่ายๆ ที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
จัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณ
- การจัดระเบียบและกำหนดสถานที่สำหรับสิ่งของสำคัญ ทิ้งสิ่งของที่ไม่จำเป็นหรือเก็บไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
- แปลงไฟล์ที่เป็นเอกสารในกระดาษให้เป็นไฟล์เวอร์ชันดิจิทัลเพื่อเพิ่มพื้นที่ให้กับตัวคุณเอง
- จัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลเหล่านี้ตามลูกค้าหรือโครงการ ขึ้นอยู่กับว่าอะไรเหมาะกับธุรกิจของคุณ
จัดระเบียบงานของคุณ
- จัดระเบียบกระบวนการทำงานของคุณโดยกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถบรรลุผลได้
- การสร้างรายการงานประมาณ 5 งานที่คุณต้องการกำหนดเป้าหมายภายในสัปดาห์ถือเป็นการเริ่มต้นที่ดี
- อธิบายรายละเอียดในแต่ละงาน ระบุความสำคัญของงาน จากนั้นมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการทีละงาน
- กลยุทธ์นี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณมีความก้าวหน้าอย่างมากในการทำงานตามแผน
รู้ว่าเวลาใดที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุด
- การตระหนักถึงช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสามารถช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้นได้
- จดบันทึกเวลาที่คุณกระตือรือร้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น อาจเป็นหลังการออกกำลังกาย ตอนเช้าหรือหลังอาหารกลางวัน
- เมื่อคุณระบุช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุดได้แล้ว คุณสามารถอุทิศเวลานั้นให้กับงานที่ท้าทายและมีลำดับความสำคัญสูงกว่าได้
2. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี
- เทคโนโลยีเป็นตัวช่วยที่ดีในการจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ มีเครื่องมือและแอปมากมายที่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบและติดตามงานของคุณได้
- ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ สามารถช่วยให้คุณติดตามกำหนดเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงานได้
- และแอปที่มีประโยชน์เพิ่มเติมอื่นๆ ได้แก่ แอปปฏิทินที่ได้รับการพัฒนามาอย่างเต็มที่ และซอฟต์แวร์กำหนดเวลางาน เป็นต้น
3. เรียนรู้ว่าเมื่อใดควรมอบหมาย
- เมื่อคุณเริ่มต้นทำธุรกิจ เป็นเรื่องปกติที่คุณจะต้องทำทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ
- คุณน่าจะคุ้นเคยกับการเรียนรู้จากงานและได้รับทักษะด้านการตลาด ทักษะการบัญชี และความสามารถอื่นๆ ที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจในองค์กรของคุณ
- อย่างไรก็ตาม เมื่อเวลาของคุณมีค่ามากขึ้น การมอบหมายงานจึงมีความสำคัญ เรียนรู้ที่จะจ้างบุคคลภายนอกหรือมอบหมายโครงการให้กับพนักงาน เพื่อให้คุณมีอิสระในการรับโอกาสในการเติบโต
4. ติดตามการเงินของคุณ
- การจัดการเรื่องการเงินอาจใช้เวลานานและทำให้เกิดความเครียดอย่างมาก การใช้ระบบบัญชีตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในภายหลัง
- หากคุณยังไม่มีซอฟต์แวร์จัดการระบบบัญชี ปัจจุบันมีซอฟท์แวร์และแอปพลิเคชั่นหลายตัวที่ช่วยคุณได้ แม้ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการมือใหม่ ก็สามารถใช้งานได้ไม่ยาก
- ตัวอย่างซอฟต์แวร์จัดการบัญชีที่ได้รับความนิยม
- Express
- Business Plus ERP
- Easy Acc
- SeniorSoft Account
5. หลีกเลี่ยงการรบกวนสมาธิโดยไม่จำเป็น
- หากคุณทำธุรกิจคนเดียว ก็ขึ้นอยู่กับคุณแล้วที่จะรักษาแรงบันดาลใจและมุ่งความสนใจไปที่งานของคุณ
- ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณจำกัดสิ่งรบกวนสมาธิ และช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ปิดเสียงโทรศัพท์ของคุณไว้
- พิจารณาใช้เครื่องมือเช่นแอป SelfControl ซึ่งจะจำกัดการเข้าถึงเว็บไซต์ที่คุณมีแนวโน้มจะเสียเวลา
- ใส่ใจกับสภาวะทางอารมณ์และความเป็นอยู่โดยทั่วไปของคุณในช่วงเวลาทำงาน เพื่อที่คุณจะได้ตระหนักถึงงานของคุณ
- รักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีโดยแยกการสนทนาทางธุรกิจออกจากเวลาครอบครัว
- การวางแผนวันของคุณช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณใช้เวลาแต่ละชั่วโมงให้เกิดประโยชน์สูงสุด
6. ใช้กฎ 80/20
- กฎ 80/20 (หลักการพาเรโต) ระบุว่า 80% ของผลลัพธ์ของคุณมาจากความพยายาม 20%
- และในทางกลับกัน ความพยายาม 20% ของงานของคุณที่ส่งผลให้เกิด “ผลตอบแทนที่คุ้มค่า” มากที่สุด
- ฉะนั้นควรมุ่งความสนใจไปที่งานเหล่านั้น แล้วให้มอบหมายหรือใช้เวลาน้อยลงกับงานส่วนที่เหลือ
7. หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- แม้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจดูเหมือนเป็นวิธีที่ดีในการทำทุกอย่างให้สำเร็จ แต่ก็ไม่ได้ผลเพราะสมองใช้เวลาสักพักในการกลับมาเพ่งความสนใจ ทำให้คุณมีประสิทธิภาพน้อยลงและเสี่ยงต่อความผิดพลาดมากขึ้น
อะไรทำให้ผู้ประกอบการบริหารเวลาไม่ดี?
มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้บางคนมีปัญหาในการจัดการเวลา แต่นี่คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด
1.เป้าหมายที่ไม่ชัดเจน
- เป้าหมายมีไว้เพื่อให้คำแนะนำและบอกทิศทาง แต่หากกำหนดไม่รอบคอบ ผู้ประกอบการจะไม่สามารถตัดสินใจในเรื่องการบริหารเวลาได้อย่างถูกต้องเลย
2.ขาดการจัดองค์กร
- องค์กรช่วยให้ผู้ประกอบการแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยๆ และทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อให้งานเสร็จทันเวลา
- หากผู้ประกอบการขาดทักษะในการจัดองค์กรหรือมีพื้นที่ทำงานที่ไม่เป็นระเบียบ เป็นเรื่องง่ายที่จะเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์และมีภาระงานล้นมือ
3.การวางแผนที่ไม่ดี
- การวางแผนไม่ใช่แค่การตั้งเป้าหมายหรือสร้างตารางเวลาเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการพัฒนากลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นภายในกรอบเวลาที่มีอยู่
- หากไม่มีการวางแผนอย่างเหมาะสม ผู้ประกอบการอาจตกหลุมพรางของการไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาได้ง่ายมาก
4.การผัดวันประกันพรุ่ง
- การผัดวันประกันพรุ่งเป็นปัญหาที่พบบ่อยในหมู่ผู้ประกอบการ เนื่องจากพวกเขามักจะเลื่อนงานออกไปจนนาทีสุดท้าย
- ท้ายที่สุดแล้ว การผัดวันประกันพรุ่งจำทำให้พลาดกำหนดเวลา และไม่ต้องพูดถึงการเสียเวลาไปมาก เพราะเป็นสิ่งที่ต้องเสียแน่นอนและไม่เกิดประโยชน์ด้วย
5.ไม่มีสมาธิ
- สมาธิในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
- การขาดสมาธินี้อาจนำไปสู่การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ส่งผลให้งานมีคุณภาพต่ำลงหรือเกิดความล่าช้าในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น
6.ไม่ดูแลสุขภาพตัวเอง
- ความเหนื่อยล้าทางร่างกายและจิตใจอาจส่งผลกระทบต่อ ความสามารถทางการรับรู้ของเราหลายอย่าง รวมถึงสมาธิสั้นลง ความจำในการทำงานช้าลง ความสามารถทางคณิตศาสตร์ต่ำลง การใช้เหตุผลเชิงตรรกะไม่ดี การรับรู้ และการตัดสินที่ผิดพลาด
- เมื่อสมองของเราไม่ทำงานเท่าที่ควร เราพบว่าตัวเองอยู่ภายใต้การควบคุมของสมองที่มีประสิทธิภาพต่ำลง
- แม้แต่งานที่ง่ายที่สุดก็ยังอาจใช้เวลานานกว่ามากในการทำให้สำเร็จ ก่อนที่เราจะรู้ตัว เราก็ล่าช้ากว่าตารางงานของเราเสียอีก
สรุปท้ายบท
- ทักษะการบริหารเวลาที่ดี เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการประสบความสำเร็จในระยะยาว และช่วยหลีกเลี่ยงความยุ่งยาก ความเครียด และความเหนื่อยล้าจากการขาดดุลอยู่เสมอ
- การบริหารเวลาอย่างเชี่ยวชาญ จะต้องใช้ระเบียบวินัย การวางแผน และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- การใช้เคล็ดลับ 7 ข้อเหล่านี้ในกิจวัตรประจำวันของคุณ สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวลา เพิ่มผลผลิต และบรรลุเป้าหมายในการเป็นผู้ประกอบการได้ในที่สุด
- เริ่มต้นจากเล็กๆ น้อยๆ สม่ำเสมอ และอดทนกับตัวเองในขณะที่คุณพัฒนานิสัยที่สนับสนุนการเติบโตในการงานและชีวิตของคุณ
- ไม่ว่ากลยุทธ์ของคุณจะมีประสิทธิภาพเพียงใด ก็ยังมีช่องว่างให้ปรับปรุงได้เสมอ
- สำหรับผู้ประกอบการ การเรียนรู้ไม่มีวันสิ้นสุด ไม่ว่าจะเป็นในด้านความสามารถทางวิชาชีพของคุณ หรือเกี่ยวกับธุรกิจและการพัฒนาส่วนบุคคล การบริหารเวลา และการใช้ชีวิตที่ดีขึ้น